Hallgatóként egyéni mobilitási pályázat benyújtása kétféleképpen lehetséges:

 

1. Hálózati e gyüttműködések keretén belüli mobilitások Amennyiben a küldő intézményben működik olyan CEEPUS hálózat, amelynek témája a pályázó számára releváns, hálózati mobilitási pályázat nyújtható be. Az intézmény által kiírt pályázati felhívásnak megfelelően a lehetséges ösztöndíjasok kiválasztását a hálózat helyi koordinátora végzi.
2. Hálózaton kívüli, freemover mobilitások Ha a hallgató a saját intézményében nem talál megfelelő CEEPUS hálózatot, akkor freemoverként van lehetősége bekapcsolódni a programba, amennyiben a hálózatok nem használták fel a rendelkezésükre álló kereteiket. A freemover pályázattípusban a CEEPUS országok bármely felsőoktatási intézményében aktív státuszban lévő hallgatók és oktatók nyújthatnak be pályázatot a CEEPUS országok bármely felsőoktatási intézményéhez. Freemover pályázat beadására a tavaszi szemeszterre van lehetőség. Az őszi szemeszterre szólóan külön felhívás esetén nyújtható be pályázat, melyet honlapunkon teszünk közzé nyár elején.

• 2 lezárt félév a kiutazásig
• aktív hallgatói státusz az ösztöndíjas időszak alatt
• CEEPUS országbeli állampolgárság*
• a pályázó saját állampolgárságával, ill. életvitelszerű tartózkodási helyével megegyező országba nem utazhat CEEPUS támogatással
• az adott hálózat intézményi koordinátorának vagy hálózati koordinátorának/ partnerének támogatása 
• a kinntartózkodás alatt a mobilitás típusának megfelelő tevékenység végzése kötelező
• az ösztöndíjas időszak alatt egyéb ösztöndíjazásban nem részesül (kettős finanszírozás kizárása)  

A fentiekben felsorolt feltételeken túl a küldő intézmény további kritériumokat is megfogalmazhat, melyekről bővebb információ az intézmény pályázati kiírásában olvasható, illetve a koordinátortól kérhető. 

*Amennyiben a pályázó nem CEEPUS ország állampolgára, de CEEPUS ország akkreditált felsőfokú intézményében tanul, azonos feltételekkel jogosult részt venni a programban. Ebben az esetben a pályázathoz egy ún. „Equal Status” dokumentumot kell feltölteni, amely azt hivatott igazolni, hogy a pályázó a küldő intézmény teljes jogú beiratkozott hallgatója (pl. hallgatói jogviszony-igazolás angolul vagy a fogadó ország nyelvén).

• hálózati mobilitás az őszi szemeszterre: június 15.
• hálózati mobilitás a tavaszi szemeszterre: október 31.
• freemoverként az őszi szemeszterre: külön felhívás esetén a felhívásban szereplő információk szerint
• freemoverként a tavaszi szemeszterre: november 30.

A pályázatokat kizárólag online kell feltölteni a Központi CEEPUS Iroda honlapjára ( www.ceepus.info ), melynek lépései a következők:

1) Regisztráció: www.ceepus.info / Sign in / Click here to register / regisztrációs lap kitöltése / email címre érkezett linkkel érvényesíteni a regisztrációt / Mobility opció

     FONTOS! Regisztrálni csak egyszer kell, újbóli pályázás esetén is ugyanezt a logint kell használni! 

2) A pályázat elkészítése: felhasználónévvel és jelszóval bejelentkezve: Mobility Desktop felület / Your mobility application / Academic year (legördülő menü) /Action / pályázati űrlap kitöltése

     Dokumentumok:

•      Hálózati mobilitási pályázat és CEEPUS országbeli állampolgárság esetén nincs dokumentum melléklet
•      Freemover: 1 db Letter of Acceptance, 2 db Letter of Recommendation
•      Nem CEEPUS ország állampolgára: Equal Status dokumentum

3) A pályázat véglegesítése: check & submit gomb

Online support: A központi iroda honlapján (jobb felső sarok) online chat helpdesk szolgáltatás működik angol és német nyelven. Kérjük, hogy technikai problémáikkal ezt a szolgáltatást vegyék igénybe! 

A hálózati mobilitási pályázat útja a pályázati felületre belépve nyomon követhető:

1. a jelentkező véglegesíti a pályázatát (státusz: submitted, waiting fot the nomination from the home PPU)
2. a küldő intézmény CEEPUS koordinátora nominálja a küldő ország Nemzeti CEEPUS Irodája felé (státusz: waiting for the nomination from the home NCO) 
3. a küldő ország Nemzeti CEEPUS Irodája nominálja a fogadó intézmény CEEPUS koordinátora felé (státusz: waiting for the nomination from the host PPU)
4. a fogadó intézmény CEEPUS koordinátora nominálja a fogadó ország Nemzeti CEEPUS Irodája felé (státusz: waiting for the award from the host NCO)
5. a fogadó ország Nemzeti CEEPUS Irodája – végső döntés a pályázatról (státusz: awarded by host NCO/ rejected by host NCO)
6. Nyertes pályázat esetén a pályázónak az ösztöndíj elfogadását online vissza kell igazolnia, az ösztöndíj csak ekkor lesz kifizethető (státusz: accepted by applicant)
7. amennyiben a járványhelyzet miatt a meg nem kezdett mobilitás elhalasztására van szükség, ezt egyeztetni kell a fogadó intézménnyel, és kérni kell a halasztást a fogadó ország nemzeti irodájától (státusz: postponed by the NCO)
8. amennyiben a járványhelyzet miatt a megkezdett mobilitás megszakítására van szükség, ezt egyeztetni kell a fogadó intézménnyel, és kérni kell a megszakítás engedélyezését a fogadó ország nemzeti irodájától (státusz: interrupted by the NCO)

A freemover mobilitási pályázat kizárólag a küldő és a fogadó ország nemzeti irodáihoz jut el. 

A CEEPUS programban az ösztöndíjakról a végső döntést a fogadó ország nemzeti irodája hozza meg. A pályázók pályázatuk aktuális állapotát ellenőrizhetik a jelentkezési felületen. A pályázók az ösztöndíj megítéléséről (status: awarded by host NCO) vagy a pályázat elutasításáról (status: rejected by host NCO) rendszerüzenetet kapnak a regisztrációkor megadott email címre.

Az eredmények a június 15-i határidő után július folyamán; az október 31-i fordulót követően november-december folyamán; a freemover pályázatok november 30-ig való benyújtása után december-január folyamán várhatóak.

Az ösztöndíj elfogadásáról a pályázónak visszajelzést kell nyújtania a fogadó ország nemzeti irodája felé.

A pályázat online elfogadásának menete: Manage your mobility applications / Academic year (legördülő menü) / Adott pályázat megnyitása – open / Accept.

Ezután a pályázat státusza: Accepted by applicant. 

A fogadó ország nemzeti irodája ezután értesítést küld az ösztöndíj elnyeréséről és a további lépésekről.

A pályázat online elfogadása mellett néhány ország papír alapon is kéri az ún. Letter of Acceptance dokumentumot, erről azonban külön értesítést küld a támogatott pályázóknak.

1. Online Mobility Report kitöltése: 

Az ösztöndíjasok kötelezettsége a hazaérkezéstől számított 2 héten belül a Központi CEEPUS Iroda honlapján ( www.ceepus.info ) elérhető elektronikus beszámolót kitölteni.

A Mobility report csak az online is elfogadott  – Accepted by applicant státuszú – pályázatok esetében válik elérhetővé!  
A Mobility Report kitöltésének menete: Manage your mobility applications / Academic year (legördülő menü)/ Adott pályázat megnyitása – open / Mobility Report – edit
A kitöltött, kinyomtatott Mobility Reportot a fogadó koordinátornak kell aláírnia és pecsételnie, majd fel kell tölteni az online felületre.

2. Letter of Confirmation beszerzése:
   Az ösztöndíjas külföldi egyetemen való tartózkodását igazoló dokumentum. A kitöltött, kinyomtatott igazolást a fogadó koordinátornak kell aláírnia és pecsételnie, majd fel kell tölteni az online felületre, és egy nyomtatott példányt az ösztöndíjas részére át kell adni. A küldő hazai intézmény kérheti az igazolás bemutatását.

Freemover pályázatokra vonatkozó speciális szabályok

Freemoverként a tavaszi félévre minden részt vevő országba van mód pályázni, mivel a nemzeti irodák a freemover pályázóknak csak a hálózatokban korábban fel nem használt hónapkeret terhére osztanak ösztöndíjat.  A szétosztható hónapok számát az adott fogadó ország nemzeti irodája összesíti, a második hálózati forduló elbírálását követően november végén. Egyes országok az őszi félévben is fogadnak freemover ösztöndíjasokat, erről honlapunkon nyár elején jelentetünk meg felhívást. 

A freemover pályázókra a hálózati mobilitással megegyezően tandíjmentesség és azonos ösztöndíjösszegek vonatkoznak.

A pályázati űrlap pontos kitöltését követően a pályázati anyaghoz kétfajta dokumentumot kell feltölteni:

• Letter of Acceptance – 1 db fogadólevél a fogadóintézménytől
• Letter of Recommendation – 2 db ajánlólevél a hazai intézmény két oktatójától 

A formanyomtatványok letölthetők a  www.ceepus.info  oldalról. Más dokumentumokkal nem helyettesíthetők. A dokumentumokat aláírással és intézményi pecséttel kell hitelesíttetni. 

Ausztriába pályázók a dokumentumok feltöltése nélkül véglegesítik pályázatukat az online rendszerben. Ezt követően az osztrák Nemzeti Iroda meghatározza a rendelkezésükre álló szabad kvóták alapján a freemover jelöltek körét, majd egy további státuszba („upload documents”) továbbítja őket a pályázati rendszerben. Az ilyen pályázóknak csak ezután kell feltölteni a szükséges fogadó nyilatkozatot a fogadóegyetemtől, ill. az ajánlásokat a hazai intézménytől.

A kitöltött, aláírt, intézményi pecséttel ellátott dokumentumokat szkennelt formában fel kell tölteni a pályázathoz, majd a pályázatot a „SUBMIT” gomb megnyomásával véglegesíteni.